Angajarea primului om schimbă statutul unei firme, de la administrator care lucrează singur, la angajator cu obligații legale complete.
Patru lucruri trebuie rezolvate înainte ca noul angajat să înceapă efectiv munca: contractul, înregistrarea oficială, medicina muncii și instructajul SSM. Toate patru, în ordinea corectă, înainte de prima zi.
Contractul individual de muncă
Contractul se încheie în formă scrisă, obligatoriu, înainte de începerea activității. Nu există variantă „verbală, pe încredere": legea cere forma scrisă ca o condiție de valabilitate. Contractul stabilește tipul (determinat sau nedeterminat), salariul, programul de lucru și condițiile specifice postului. E documentul de bază de la care pornesc toate celelalte obligații.
REGES-ONLINE: înregistrarea oficială
De la 1 ianuarie 2026, orice contract individual de muncă trebuie înregistrat în REGES-ONLINE, noul Registru General de Evidență a Salariaților, care a înlocuit complet vechiul sistem Revisal. Înregistrarea se face înainte de începerea efectivă a activității, nu există perioadă de grație. Angajatorii fără cont pe platformă trebuie să și-l creeze, indiferent de mărimea firmei; obligația se aplică de la primul angajat.
Medicina muncii: examenul la angajare
Înainte ca noul angajat să înceapă activitatea, e obligatoriu un examen medical la angajare, prin care se confirmă că persoana e aptă pentru post. Examinarea se face prin cabinete de medicina muncii, iar rezultatul, fișa de aptitudine, face parte din dosarul de personal. Fără această fișă, angajatul nu ar trebui să înceapă munca, indiferent de urgența postului.
Instructajul SSM la angajare
Din prima zi, orice angajat trebuie să treacă printr-un instructaj introductiv-general de protecția muncii, urmat de instructajul la locul de muncă, specific postului. Instructajul nu e o formalitate de semnat rapid: trebuie să reflecte riscurile reale ale activității, cu fișa de instruire completată și semnată corect. Un instructaj făcut „de ochii lumii" e exact genul de neconformitate pe care un control ITM îl identifică imediat.
Dosarul de personal, ce păstrezi
Pe lângă documentele de mai sus, dosarul de personal trebuie să conțină actele de identitate, actele de studii relevante, contractul semnat, fișa postului și orice acte adiționale ulterioare. Angajatorul are obligația să păstreze aceste documente la sediul firmei, în condiții corespunzătoare, și să le prezinte la cerere inspectorilor de muncă.
Greșeli frecvente ale primului angajator
Cea mai frecventă greșeală e inversarea ordinii: angajatul începe munca înainte ca înregistrarea în REGES-ONLINE sau instructajul SSM să fie finalizate. A doua: instructajul copiat generic, fără legătură reală cu activitatea firmei. A treia: lipsa fișei de aptitudine, pentru că angajatorul nu știa că medicina muncii e obligatorie chiar de la primul angajat, indiferent de domeniu.
Ai o întrebare pe firma ta? Vorbește cu un consultant.
Îți spunem clar unde stai și ce ai de făcut, fără obligații, de la oameni care fac asta de 19 ani.